KELEBIHAN DAN KEKURANGAN SISTEM LAYANAN SIRKULASI TERBUKA DAN TERTUTUP

SISTEM LAYANAN PERPUSTAKAAN

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa secara umum fungsi layanan perpustakaan adalah menjembatani bahan pustaka yang dimiliki dengan pemakai yang membutuhkannya. Akan tetapi, dalam menyelenggarakan kegiatan layanan perpustakaan tersebut perlu diterapkan suatu sistem layanan yang dapat mengatur bagaimana pemakai dapat mengakses bahan pustaka yang dibutuhkan. Pada umumnya, ada 2 macam sistem layanan yang biasa digunakan di perpustakaan, yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pengelompokan ini didasarkan pada kebebasan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai dalam menemukan bahan pustaka yang dimiliki

perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Akan tetapi, pada dasarnya tidak ada satu sistem layanan yang sempurna. Masing-masing memiliki kelemahan dan kelebihan.
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menerapkan sistem layanan terbuka atau sistem layanan tertutup, yaitu sebagai berikut :
1. Pertimbangan mengenai keselamatan koleksi.
2. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan koleksi. Untuk koleksi audiovisual, mikro, dan koleksi khusus biasanya diterapkan sistem layanan tertutup.
3. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah koleksi, dan jumlah pemakai. Jika jumlah staf terbatas dan pemakai sangat besar maka perpustakaan cenderung menerapkan sistem layanan terbuka.
4. Luas gedung perpustakaan.
5. Perbandingan antara jam layanan dan jumlah staf perpustakaan. Untuk lebih memahami setiap sistem, berikut ini secara rinci dijelaskan masing-masing sistem. 

A.SISTEM LAYANAN TERBUKA (OPEN ACCESS)

Dalam sistem layanan terbuka Perpustakaan memberi kebebasan kepada pemakai untuk langsung melakukan browsing ke jajaran koleksi. Petugas hanya akan mencatat apabila bahan pustaka akan dipinjam atau dikembalikan. Jadi, dalam sistem ini pemakai tidak harus menelusur koleksi terlebih dahulu melalui katalog yang disediakan, tetapi bisa langsung ke jajaran koleksi untuk memilih dan mengambil koleksi sesuai kebutuhan. Seperti halnya sistem layanan tertutup, dalam sistem ini juga terdapat kelebihan dan kelemahan.

Di bawah ini, dapat disebutkan beberapa kelebihannya, antara lain berikut ini.

1.   Pemakai bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi. Apabila pemakai sudah terbiasa menggunakan perpustakaan dan membutuhkan koleksi dengan subjek yang sama maka pemakai yang sudah hafal letak jajaran koleksi dapat langsung memilih dan mengambil koleksi yang dibutuhkan di rak. Oleh karena pemakai bebas memilih koleksi langsung di jajaran maka terdapat kemungkinan bahwa pemakai dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat. Hal ini tentu dapat meningkatkan minat baca pemakai.

2.       Apabila koleksi yang diinginkan tidak ada, pemakai dapat langsung mencari koleksi atau alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat.

3.      Tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

  

Kekurangannya, antara lain berikut ini.

1.    Susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur. Hal ini dikarenakan pemakai dengan bebas mengambil dan memilih sendiri koleksi. Padahal dalam proses tersebut, saat pemakai melakukan browsing langsung ke rak, kemudian melihat-lihat isi bahan pustaka dan mengembalikan langsung ke jajaran setelah dibaca singkat, kemungkinan terjadi kesalahan peletakan koleksi ke jajaran (penggerakan) sangat tinggi.

       Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi. Hal ini dikarenakan kemungkinan tidak semua pemakai memiliki kesadaran perlunya menjaga koleksi sebagai milik bersama. Apabila pemakai tersebut tidak jujur maka koleksi dapat disembunyikan untuk dibawa pulang. 

2.    Terjadi kerusakan koleksi. Seringnya pemakai melihat-lihat isi bahan pustaka di rak dalam rangka memilih koleksi yang sesuai dapat menyebabkan koleksi agak ‘keriting’. Kemudian apabila terdapat lagi pemakai yang tidak jujur, halaman koleksi yang dibutuhkan bisa saja langsung disobek.

Solusi terhadap kekurangan sistem layanan terbuka yaitu

1. Perpustakaan perlu mengupayakan peningkatan kesadaran pemakai untuk menjaga keutuhan koleksi untuk kepentingan bersama dan mematuhi tata tertib perpustakaan. Mungkin hal ini dapat disampaikan dalam acara orientasi perpustakaan untuk anggota baru atau pendidikan pemakai.

2.  Perpustakaan perlu menambah anggaran untuk menggaji pustakawan karna pada perpustakaan yang menggunakan sistem layanan terbuka membutuhkan pustakawan lebih dari satu untuk mengawasi pengunjung disetiap lorongnya,selain itu kepala perpustakaan juga perlu melakukan kegiatan preservasi serta konservasi di setiap bulan untuk memperbaiki buku-buku yang sudah terlanjur rusak sehingga buku buku tersebut tidak akan rusak terlalu parah.

3.   Perpustakaan harus menambah pustakawan agar dapat ditugaskan untuk mengawasi pengunjung disetiap lorongnya guna meminimalisir terjadinya kerusakan dan kehilangan pada bahan pustaka.

B.SISTEM LAYANAN TERTUTUP (CLOSED ACCESS)

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang membatasi pemakai untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Oleh karena dalam sistem ini pemakai tidak diperbolehkan mengambil langsung bahan pustaka yang dibutuhkan maka petugaslah yang akan membantu pemakai dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan. Jadi, untuk mencari dan mengakses bahan pustaka yang dibutuhkan maka pemakai:

Adapun kelebihan dari sistem layanan ini adalah sebagai berikut.

1.      Jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapiannya karena hanya petugas yang boleh masuk ke jajaran koleksi.

2.      Kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka dapat diperkecil karena pemakai tidak dapat mengakses langsung ke jajaran.

3.      Ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas karena mobilitas pemakai atau petugas di antara jajaran lebih rendah.

4.      Untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus maka penerapan sistem ini sangat sesuai.

Di samping memiliki kelebihan, sistem ini juga memiliki kelemahan, antara lain berikut ini.

1.      Dalam usaha menemukan koleksi, pemakai hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog saja. Oleh karena pemakai tidak dapat langsung browsing ke jajaran maka agak sulit untuk mencari alternatif lain apabila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.

2.      Diperlukan petugas layanan lebih banyak untuk melayani pengambilan koleksi yang dibutuhkan.

3.      Apabila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemakai untuk menunggu jadi lebih lama.

Inovasi dan solusi yang dapat dilakukan pustakawan untuk meminimalisir kelemahan dari sistem layanan tertutup :

1.      Pemustaka harus memiliki pengetahuan lebih mengenai buku yang akan dibutuhkan agar lebih memudahkan pustakawan dalam mencari buku tersebut.

2.      Perpustakaan harus menambah anggaran untuk menggaji pustakawan karna pada perpustakaan yang menggunakan sistem layanan tertutup membutuhkan pustakawan lebih dari satu.

3.      Perpustakaan harus menambah pustakawan agar dapat mempercepat proses pencarian buku yang diminta pustakawan.

Sumber :

Rahayu, Risda, 2013. Pelayanan bahan pustaka. Repository: Modul I
Lasa, HS. (1994). Jenis-jenis Layanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
http://repository.ut.ac.id/4115/1/PUST2135-M1.pdf